KONINKLIJKE TONEELKRING “WILLEN IS KUNNEN” – KONTICH (hierna “WIK” – KONTICH) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonlijke gegevens en uw recht op privacy. In dit Privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe we omgaan met persoonlijke gegevens van contactpersonen. Onder contactpersonen verstaan we personen (leden, niet leden, ex-leden, docenten, vrijwilligers, leveranciers, sponsors, sympathisanten en anderen) waarmee “WIK” – KONTICH in de normale dagdagelijkse uitoefening van het beheer van de vereniging in aanraking komt.
Personen die enkel via onze website https://www.toneelwilleniskunnen.be in contact treden met “WIK” – KONTICH voor bvb het reserveren van toegangskaarten tot de voorstellingen of activiteiten worden niet opgenomen in de centrale bestanden. Zie hiervoor Privacy beleid https://www.toneelwilleniskunnen.be verder in dit document.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan zorgvuldig om met persoonlijke gegevens. “WIK” – KONTICH houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of ook wel GDPR genoemd).

Verwerkingsverantwoordelijke – Verwerker.
GINCKELS, Gunther is de “verwerkingsverantwoordelijke” voor de persoonlijke gegevens ons rechtstreeks toevertrouwd door de betrokken personen, bv. rechtstreeks aangesloten personen, sponsors, medewerkers etc… (geen exhaustieve lijst).
Verwerkingsverantwoordelijke – Verwerker

Gunther Ginckels
Jan Frans Gellyncklaan 165
2540 HOVE
E-Mail: gginckels@outlook.be
Tel : +32 3 455 28 93

Verantwoordelijkheid van “WIK” – KONTICH.
Onze die met “WIK” – KONTICH samenwerken zijn op de hoogte van ons beleid en zijn derhalve gehouden volgens dezelfde richtlijnen te werken.
Wat houdt dit in

• Uw persoonlijke gegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en types persoonlijke gegevens zijn beschreven in dit Privacy beleid.
• De verwerking van uw persoonlijke gegevens is beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt namelijk de administratieve werking van en informatieverstrekking. Mocht er toch een verdere verwerking nodig zijn (buiten wettelijke verplichtingen) dan zullen wij uw uitdrukkelijke toestemming vragen.
• Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van uw gegevens gewaarborgd is.
• Wij geven geen persoonlijke gegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doelen waarvoor ze zijn verstrekt of wanneer wij wettelijk verplicht zijn om dit te doen.
• Wij zijn op de hoogte van uw rechten omtrent uw persoonlijke gegevens en wij zullen die respecteren.

Als “WIK” – KONTICH zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy beleid vragen heeft hierover kan u altijd contact opnemen met
KONINKLIJKE TONEELKRING “WILLEN IS KUNNEN” – KONTICH

Vera Van Den Wijngaert
P/A Gallo Romeinenlaan 13
2550 – KONTICH
E-Mail : info@toneelwilleniskunnen.be
Mob: +32 466 316 538

Waarvoor verwerken wij uw gegevens.
Uw persoonlijke gegevens worden door KONINKLIJKE TONEELKRING “WILLEN IS KUNNEN” – KONTICH verwerkt ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden

• Beheer en houden van ledenlijsten van aangesloten personen,
• Het delen van de gegevens van de leden aan koepelorganisatie “Opendoek” met als doel de leden te verzekeren waardoor “Opendoek” in staat moet zijn om de verzekerde persoon individueel en uniek te identificeren.
• Het delen van de gegevens van de leden aan de verzekering waardoor de verzelkering in staat moet zijn om de verzekerde persoon individueel en uniek te identificeren.
• Activiteiten waardoor KONINKLIJKE TONEELKRING “WILLEN IS KUNNEN” – KONTICH in staat moet zijn om de persoon die deelneemt individueel en uniek te identificeren.

o Beheer van de Vormingsactiviteiten ivm deelnemers.
o Organisatie van activiteiten zoals daar zijn repetities, opvoeringen, opbouw en afbraak van decors, ondersteunende activiteiten, raad van bestuur, algemene vergadering, … (geen exhaustieve lijst).
o Wettelijke verplichtingen zoals het houden van een vrijwilligersregister of het opmaken van een fiscale fiche waar nodig.

• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
• Samenwerking met de overheid.

o Het bekomen van subsidiering.
o Het rapporteren naar de overheid. Dit gebeurt niet per individu maar wel in leeftijdsgroepen en geografische spreiding van de leden van de waarvoor bepaalde persoonlijke gegevens noodzakelijk zijn (zoals geboortedatum en geslacht).

• Financiële en boekhoudkundige verwerking. Voor leveranciers, vrijwilligers en andere personen die op een of andere manier deelnemen aan een financiële transactie kunnen wij tevens bankgegevens (IBAN-rekeningnummer en BIC-code) opslaan en verwerken. Bv

o Uitbetaling van onkostennota’s, verplaatsingsonkosten, facturen, vrijwilligersvergoedingen, kleine vergoedingsregeling, honorariumnota’s, … (geen exhaustieve lijst).
o Inning en terugbetaling van lidgelden.
o Inning en terugbetaling van deelnamegelden aan vormingsactiviteiten, opvoeringen,
… (geen exhaustieve lijst).
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonlijke gegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken

• Aanspreking, naam, voornaam, adres, e-mailadres, taal, geboortedatum, geslacht, telefoon- fax en/of gsm-nummer, website, intern lidnummer, aansluiting bij een of meerdere “groeperingen” in het kader van de theaterkunsten.
• Enkel waar verdere financiële interactie plaatsvindt met de persoon kunnen extra gegevens nodig zijn zoals firma, geboorteplaats, rijksregisternummer, btw-nummer, nummer van de identiteitskaart, intern leveranciersnummer, statuut, voorkeur vergoedingswijze, IBAN-rekeningnummer en BIC-code.
• KONINKLIJKE TONEELKRING “WILLEN IS KUNNEN” – KONTICH zal nooit Gevoelige gegevens verzamelen. Voor de definitie hiervan kan u de website Belgische Justitie raadplegen.

KONINKLIJKE TONEELKRING “WILLEN IS KUNNEN” – KONTICH stelt een ledenportaal ter beschikking van de aangesloten leden via koepelorganisatie “Opendoek” –https://mijn.opendoek.be/Account/Login/?ReturnUrl=%2F
waar ieder aangesloten lid zijn/haar gegevens kan consulteren, wijzigen en verwijderen (waarmee bedoeld dat bovengenoemde individuele gegevens kunnen verwijderd worden, voor volledige verwijdering uit de centrale bestanden dient KONINKLIJKE TONEELKRING “WILLEN IS KUNNEN” – KONTICH gecontacteerd te worden).

Verstrekking aan derden.
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij geven nooit persoonlijke gegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben. Met deze partijen maken we hierin de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonlijke gegevens te waarborgen.
Verder zullen wij uw persoonlijke gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is (bv. politie in het kader van een onderzoek).
Tevens kunnen we persoonlijke gegevens delen met derden indien u ons hiervoor de toestemming geeft. U heeft het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
KONINKLIJKE TONEELKRING “WILLEN IS KUNNEN” – KONTICH verstrekt geen persoonlijke gegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonlijke gegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
KONINKLIJKE TONEELKRING “WILLEN IS KUNNEN” – KONTICH bewaart persoonlijke gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze verstrekt zijn.
Het is in de sector van theaterkunsten niet ongewoon dat personen de beoefening stopzetten om ze dan na een aantal jaren terug op te nemen. Hierdoor is het aangewezen dat KONINKLIJKE TONEELKRING “WILLEN IS KUNNEN” – KONTICH de persoonlijke gegevens bewaard voor een termijn van 15 jaar na laatste gebruik.
In een jaarlijkse verwerking zullen alle personen waarvoor geen geldig lidmaatschap geregistreerd werd sinds 30 augustus van het lopende jaar minus 15 via de procedure Verwijdering uit centrale bestanden verwerkt worden.
De persoon heeft uiteraard te allen tijde het recht om de persoonlijke gegevens te laten schrappen, zie “Uw rechten omtrent uw gegevens”.

Beveiliging van de gegevens
We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonlijke gegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

• Alle personen die namens KONINKLIJKE TONEELKRING “WILLEN IS KUNNEN” – KONTICH van uw gegevens kennis kunnen nemen vervullen een bestuursfunctie en zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• Wij (of derde partijen) maken back-ups van de persoonlijke gegevens om deze te herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We evalueren regelmatig onze maatregelen.

Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonlijke gegevens welke wij van u ontvangen hebben. U vindt in dit Privacy beleid hoe u contact kan opnemen met ons.
Inzage, na een eenvoudig e-mailverzoek zal KONINKLIJKE TONEELKRING “WILLEN IS KUNNEN” – KONTICH aan de aanvrager, via hetzelfde en geregistreerde e-mailadres, binnen de kortst mogelijke termijn, een bericht versturen dat opgeslagen gegevens weergeeft. Het kan zijn dat dit bericht aangevuld dient te worden met manuele informatie. Een manueel voor te bereiden antwoord kan een langere antwoordtijd met zich meebrengen.
Verwijdering uit de centrale bestanden, houdt in dat KONINKLIJKE TONEELKRING “WILLEN IS KUNNEN” – KONTICH de persoonlijke gegevens volledig zal anonimiseren.
Tevens kan u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens (of een deel hiervan) door ons of een van onze medewerkers.
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Om misbruik te voorkomen kunnen wij, bij ieder verzoek, u vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te kunnen controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij de pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonlijke gegevens dan vragen wij u hierover direct contact op te nemen met ons.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Wijziging Privacy beleid
KONINKLIJKE TONEELKRING “WILLEN IS KUNNEN” – KONTICH kan zijn Privacy beleid wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website
https://www.toneelwilleniskunnen.be/
Dit is de eerste versie en er werden nog geen wijzigingen aangebracht.
Mocht dit in de toekomst gebeuren dan worden oudere versies van het Privacy beleid opgeslagen in ons archief. Stuur ons een e-mail als u deze wil raadplegen.

Privacy beleid https://www.toneelwilleniskunnen.be/
KONINKLIJKE TONEELKRING “WILLEN IS KUNNEN” – KONTICH heeft de privacy van internetgebruikers hoog in het vaandel staan. De opslag van gegevens beperken we tot het minimum wat nodig is. En uiteraard worden gegevens nooit voor een ander doel gebruikt dan waarvoor ze zijn verstrekt.
Tijdens je regulier bezoek aan de internetsite https://www.toneelwilleniskunnen.be/ en alle sub-sites zoals bv. Facebook worden nooit persoonlijke gegevens gevraagd of vastgelegd.
Wanneer je (persoonlijke) gegevens via een webformulier aan KONINKLIJKE Toneelkring “Willen is Kunnen” – Kontich.be doorgeeft, dan gebruiken we deze uitsluitend voor het doel waarvoor je ze hebt ingevuld. Nooit zullen ze aan derden ter beschikking worden gesteld.
Wanneer je via de website een e-mail stuurt aan KONINKLIJKE TONEELKRING “WILLEN IS KUNNEN” – KONTICH, om welke reden ook, dan wordt dit e-mailadres nooit voor een ander doel gebruikt dan waarvoor je expliciet toestemming hebt gegeven. Wij zijn het gewend iedere e-mail te beantwoorden.
Heb je een vraag of opmerking hierover, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via de contactgegevens die in dit document vermeld staan.

Verwijdering uit centrale bestanden
Bij het verwijderen uit de centrale bestanden worden de naam, voornaam, adres, aanspreking, e- mailadres, inlog gegevens, taal, rijksregisternummer, telefoon- fax en/of gsm-nummer, website, firma, geboorteplaats, btw-nummer, identiteitskaartnummer, statuut, voorkeur vergoeding, IBAN en BIC-code en historiek gegevens verwijderd uit de courante versie van de centrale database voor ledenadministratie.
Indien een e-mailadres bestaat wordt op dat moment nog een laatste e-mail verstuurd naar de persoon met een bevestiging van de verwijdering. De persoon kan in de toekomst het lidmaatschap reactiveren door voorlegging van zijn/haar persoonlijke gegevens.
Via het ledenportaal van OPENDOEK https://mijn.opendoek.be/Account/Login/?ReturnUrl=%2F kan ieder aangesloten lid te allen tijde in- of uitschrijven op de verzending van nieuwsbrieven.
Noteer dat administratief e-mailverkeer hier niet onder valt. Bv. is KONINKLIJKE TONEELKRING “WILLEN IS KUNNEN” – KONTICH gehouden het lidmaatschap en verzekering te melden aan het lid, overzichten van vergoedingen te melden, etc met andere woorden e-mailverkeer te verzenden dat noodzakelijk is voor het correcte administratief beheer van de leden.